La fiche matriculaire constitue pour l'administration, mais aussi pour la vie professionnelle du marin, un document d'une valeur essentielle puisque y sont consignés tous les services que ce dernier accomplit. Cette fiche doit donc présenter "à tout moment et d'une manière complète" la situation du marin sur les plans suivants : état civil, situation de famille, situation militaire ou affectation individuelle de défense, situation professionnelle (brevets et diplômes, embarquements et débarquements, services pris en compte, condamnations ou sanctions, distinctions honorifiques, pensions Etablissement National des Invalides, etc.).

Il s'agit donc d'un document de synthèse, d'une grande originalité puisqu'il contient pratiquement tous les renseignements relatifs à la vie du marin, qu'il s'agisse de sa vie personnelle, familiale, professionnelle ... et d'un document "vivant" dans la mesure où il doit être de façon constante tenu à jour (11).

D'autre part une fiche médicale est ouverte dès la première visite d'aptitude physique et un livret professionnel (12) contenant différents renseignements (d'identification, médicaux, professionnels, etc.) est remis à l'intéressé. Ce livret permet à l'administration d'opérer divers contrôles, de suivre, hors de son "quartier" (12 bis), la vie professionnelle du marin et à ce dernier apporter la présomption de sa qualité de navigant professionnel, d'obtenir la jouissance de certains droits, etc. Un tel système, exorbitant du droit commun pour un métier privé, entraîne inévitablement des conséquences pratiques importantes tant au plan de la vie du marin que de l'organisation administrative elle-même.